“Hoe is het op heden gesteld met de werkbeleving binnen mijn organisatie?” Deze vraag is een ideaal vertrekpunt voor een medewerkersbevraging. Maar zoals het woord ‘vertrekpunt’ het al omvat, is het tegelijk ook slechts het begin van een terugkerend proces van meten, weten en verbeteren. Acties afgestemd op de resultaten van een bevraging horen geïmplementeerd, opgevolgd en beoordeeld te worden. Door het creëren van dergelijke feedbackloops en het regelmatiger bevragen van medewerkers beschik je veel sneller over informatie betreffende wat leeft binnen de organisatie. Daartegenover staat noodzakelijkerwijs het engagement van de organisatie om acties te laten voortvloeien uit de resultaten van de bevragingen. Een balans tussen geven en nemen dus!
Meten om te verbeteren
Iedereen maakt het wel eens mee: Iemand vraagt je mening, maar had eigenlijk al op voorhand beslist er niets mee te doen. Het is nooit fijn wanneer niet geluisterd wordt naar je mening, en al zeker niet wanneer het je tijd en moeite kostte om ze te geven.
Hetzelfde geldt voor medewerkersbevragingen. Een medewerkersbevraging lanceren louter om te achterhalen hoe het op heden met de werkbeleving is gesteld is op zich niet voldoende. Om dezelfde reden meet je ook beter geen zaken die niet te veranderen zijn. De enige correcte insteek voor een bevraging is de bereidheid om aan de slag te gaan met de resultaten. Maak tijd, middelen en mensen vrij om de werkbeleving zoals gemeten te verbeteren.
Hou de vinger aan de pols
Maar al te vaak zijn medewerkersbevragingen nog een éénmalige, vaak verplichte, zaak. Niet erg, zou je denken, want een medewerkersbevraging invullen vraagt tijd en moeite van je werknemers. Maar is het effectief optimaal om hen maar éénmaal per jaar een enquête voor te schotelen? Eigenlijk niet. Eén factor, weliswaar in twee betekenissen van het woord, is wel erg bepalend voor het succes van meerdere bevragingen per jaar: TIJD.
TIJD OM ACTIE TE ONDERNEMEN
Enerzijds hebben we het met ‘tijd’ over de periode tussen verschillende bevragingen. Een leidraad hiervoor kunnen we niet meegeven, de meest geschikte tussenperiode hangt namelijk af van de organisatie en het onderwerp. Zorg ervoor dat je tussen bevragingen in voldoende marge hebt om actie te ondernemen gericht op het opkrikken van de resultaten. Tegelijk wacht je best niet te lang om acties op te volgen.
TIJD OM DE BEVRAGINGEN IN TE VULLEN
Anderzijds hoor je ook rekening te houden met de tijd die het invullen van de bevraging vergt van je medewerkers. Zolang medewerkers deze tijd als nuttig besteed beschouwen zullen ze het engagement tonen om eraan mee te werken. Dit brengt ons terug tot het verhaal van ‘Meten om te verbeteren’. Wanneer medewerkers ondervinden dat er actief aan de slag gegaan wordt met de resultaten en dat hun feedback ook in de opvolging hiervan gevraagd wordt, zullen ze blijvend wat tijd willen spenderen aan dergelijke bevragingen. De creatie van meer inspraak zorgt voor een sterkere betrokkenheid en inbreng. Dit alles op voorwaarde dat het invullen van de vragenlijst niet teveel tijd in beslag neemt.
Weg met de brede vragenlijst?
Het pleidooi voor korte, regelmatige bevragingen is geen pleidooi tegen de bredere medewerkersbevraging. Afhankelijk van de specifieke situatie en voorgeschiedenis kunnen beiden erg zinvol zijn. In sommige gevallen zijn ze zelfs complementair. Een brede bevraging van werkbelevingsaspecten is namelijk aan te raden als referentie voor korte focusbevragingen. Meer nog, het brengt in beeld waar actie en opvolging nodig zijn en waar bijgevolg de focus in vervolgbevragingen hoort te liggen.
Focus scans
Een typisch voorbeeld van korte, frequente bevragingen zijn onze focus scans. Een focus scan wordt georganiseerd naar aanleiding van de resultaten uit een brede bevraging (priority scan) en gaat vervolgens dieper in op de sterke punten en/of verbeterpunten die erin aan bod kwamen. Het is een korte bevraging over een specifiek thema, eventueel bij een specifieke doelgroep (bijvoorbeeld een afdeling of team). Het dient om korter op de bal te kunnen spelen en om de vinger aan de pols te kunnen houden.
Zie ook jij de meerwaarde van meermaals bevragen en wil je ermee aan de slag? Wij begeleiden jou graag.